Noen situasjoner med mennesker kan være krevende å håndtere. Det kan være vanskelig nok å gi en tilbakemelding til noen, men enda mer krevende å gjennomføre en samtale.
Dette gjelder både privat og på jobb. Jeg vil snakke om vanskelige samtaler i arbeidsforhold og spesielt for deg som er leder.
Som leder dukker det opp situasjoner med medarbeidere som krever din håndtering:
- Det kan være noen som har det vanskelig – som sykdom eller redusert arbeidsevne, mobbing, konflikt på arbeidsplassen eller private problemer som påvirker på arbeidsplassen.
- De som får det vanskelig - omstillinger, nye oppgaver, permittering, oppsigelse eller sosiale situasjoner som kommer til å påvirke arbeidet fremover.
- De som gjør det vanskelig – komme for sent, leverer ikke som forventet, tar ikke ansvar, skaper konflikter, rusproblematikk osv
Innholdet og gjennomføring av samtaler knyttet til de ulike, varierer fra omsorgsfokus til tydelighetsfokus.
Situasjoner der en medarbeider har det- eller får det vanskelig – Viktig med forståelse og eventuell tilrettelegging.
Medarbeider som gjør det vanskelig for seg selv – da er det viktig med ansvarliggjøring og tydelighet i forventninger fremover.
Manglende kompetanse til å håndtere ulike vanskelige samtaler, kan gjøre at du unngår å ta tak i noe som bør håndteres eller at du håndterer samtalen på en dårlig måte. Da kan problemet eller saken bli forverret og du får det enda mer utfordrende i lederrollen.
Hva kan gjøre samtaler krevende for mange?
- Du er usikker eller ukomfortabel med reaksjonen fra den andre (gråt, sinne, motangrep)
- og du kan være usikker på egne reaksjoner i møte med den andre sine reaksjoner (hvordan reagerer jeg på at andre gråter eller blir sinte)
- Det kan også være at du ikke vet hvordan en slik samtale kan gjennomføres på en god måte.
Jeg ønsker å gi noen praktiske tips for selve gjennomføring av en vanskelig samtale:
- Forbered deg og sett et mål for samtalen. Hva ønsker du å oppnå? En oppfølgingsplan, ansvarliggjøring, advarsel? Noen ganger er det greit å dele målet med den andre. Andre ganger kan det være greit at du bruker mål som en egen forberedelse til samtalen.
- Lag en struktur for deg selv (Hvordan starter samtalen? Hva ønsker jeg bekreftelser eller erkjennelser på? Hva skal være avslutningen på samtalen?)
- Involvere den andre i samtalen – ikke gjennomføre samtalen som en monolog. Er det en samtale der du ønsker å ansvarliggjøre. Da må den andre selv sette ord på hva som har vært for dårlig, hvilken konsekvens dette har og hvordan dette skal gjøres fremover.
- Test ut ulike løsninger. En kraftig virkemiddel i vanskelige samtaler er å scenarieteste fremtiden. Det kan forsterke effekten av ønsket atferd og minske sannsynligheten for at uønsket atferd dukker opp igjen.
«Sett at dette gjentar seg eller dukker opp igjen – hva tenker du da….?» eller
«Hvis dette viser seg å ikke fungere i praksis – hvordan skal vi forholde oss til det?»
Slike spørsmål øker motivasjonen og sannsynligheten for at man lykkes.
- Tren på samtalen – Simuler situasjonen du skal inn i. Da blir du mer forberedt på hva du kan møte i samtalen, hva du synes er vanskelig og hvilke formuleringer som passer og ikke passer. Dette vil gjøre deg bedre rustet til selve samtalen.
Jeg håper noe av dette kan bidra til at du kan gjennomføre ulike samtaler med god kvalitet.
Lykke til!
